【コラム】Microsoft teams の活用を考えてみる(チェック項目を考えてみた)

Microsoft365 リモートワーク 働き方改革


Teamsはリリース当初から試行錯誤して利用しており、ユーザさんの利用も見てきました。
Teamsの活用する方法とよくありがちな運用の例をあげて、「Teamsはどうすれば効率的に利用できるのか?」という疑問にすこしでも解決策を見いだせるかと思います。

お客さんのOffice365の管理をしていて、ユーザさんから「Teamsはチャット以外はどうやって利用方法があるのですか?」という質問があります。

回答としては、
・「チームのタブを利用すれば良いですよ」
・「コネクタアプリ(具体的なアプリ名)と連携させて業務と紐づけると良いですよ」
とお伝えしています。

リモートワークとかでTeams利用が急激に伸びていると言っても、簡単なチャットやWeb会議が多く締めていると思われます。(まだまだマニアックな利用はすくないと見受けられます)


Teamsの活用を考えるにはコネクタ利用が必須です(コネクタなしでは宝の持ち腐れです)

Teamsというアプリ自体では、チャットやWeb会議といった基本的な機能しかありませんので、Teamsから他のアプリ(または機能)へ連携して、データや業務内容を橋渡ししてあげることができますので、コネクタ利用するのは生産性を向上させます。

チャット投稿することで文字からの情報は入ります。業務を行うということは、情報から次のアクションへ移すきっかけになるのですが、Teamsには数々のコネクタを利用し業務を効率化できる要素があります。これを利用しない理由はありません。

よくある話なのですが、プロジェクトでメンバーのタスク管理を行っています。
タスク発生ごとに内容を「逐次エクセルなどの管理表などで管理」という手法をとっています。

たとえば、OS設定に課題が見つかったとしたら、「担当者へ連絡、対処依頼」「タスク管理表へ記載」といった管理のための管理業務が発生します。

  • 担当者へ依頼:5 ~ 10 分
  • 管理表へ記載:5 ~ 10 分

上記イメージすると、だいたい最低でも10分以上かかったりします。
もちろん進捗確認や個別に対応しているかなどのチェックを挟めばさらに工数(時間)は増えていきます。

というわけで、Teamsのコネクタを活用することで、管理業務を数分でも減らすことができますし、無駄な管理からのストレスも低減され生産性向上にもなります。



よくあるTeams運用のダメな例(このパターンに当てはまると非生産的です

手厳しい言い方になると思いますが、以下のパターンに少しでも当てはまる場合、Teamsの利用方法について見直したほうがよいと思います。

  • チャットとWeb会議のみ利用(その他アプリの連携なし)
  • 情報はひたすら文章(会話)
  • 業務タスクはExcelなどで別途管理
  • メールとTeamsで社内業務の連絡(2重利用)

すくなくとも上記チェック項目が当てはまる場合、効率が良くないです。むしろ生産性を低下させていると思われます。

チャットでのコミュニケーションは大切ですが、業務の実施には「情報の先(業務指示)」が重要になってきます。

では、情報の先へ到達するにはどうすれば良いかというと、業務の指示内容をまとめ周知したらよいですよね。

では、業務指示するための管理業務が発生して工数がかかったり、管理のための管理で疲弊したりします。この動作自体が無駄ですね。

メンバーを多く抱えている場合、「情報の周知」「連絡漏れ」など連絡・確認したりなどさらに管理が難しくなりやすいです。

よく見る光景ですが、結局のところ「チャットの文字をコピーして、他のアプリへ張り付けたり、入力したり」といったことが発生して、メールでのやり取りと変わらない方法をとっています。かなり無駄が多いと思います。

また、チャットでのコミュニケーションの最短を目指して、業務連絡は長文で周知をしようとする人もいます。初めは読むかもしれませんが、長文ばかりですと結局のところ読まなくなり、内容が周知できないといった逆効果もあります。

そうはいっても、「会社からのTeams利用についてのマニュアルなどない」など現状「とりあえず導入しました感」があると思います。逆に運用提案できるよう、Teamsに関する書籍を一読していただくことをおススメします。
テレワークの切り札! Office365 Teams 即効活用ガイドという本はTeams初心者の方には見やすいかと思います。

Teams運用のダメな例の項目に当てはまっている場合、業務が非効率になっていると思いますので、業務の改善について考える契機になればと思います。

すぐに運用は変えられないかもしれませんが、地道に書籍を読むなど情報を集めることで効率的な業務へシフトできるようになります。


まとめ

記事のポイントをまとめます。

  • Teamsアプリの使い方が間違っている
  • コネクタを利用することで本領発揮
  • タブ利用で効率化
  • 書籍で知識を取り入れ効率化を目指しましょう

このような感じです。運用方法が間違えば、効率的に行うツールといっても業務が非効率になってしまい、結局ユーザさんの利用が伸び悩む結果となります。

チェック項目に該当するのでしたら、まだまだ運用の改善やTeams利用の余地があります。

今回はコラム的な書き方としました。次回は Microsoft teams とPower Automate (Microsoft Flow) で具体的な方法を解説予定です。

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